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吉田労務管理事務所は、社会保険労務士業務、行政書士業務、労働保険事務組合を専門とする総合事務所グループです。

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就業規則Work regulations

概要

就業規則とは、主に会社内での労働条件を規定した文書(労働条件や職場規律に関する規則集)のことです。例えば、出勤時間や1日の労働時間、休憩時間などの記載があります。また、給与や退職金など、入社してから退社するまでの、様々な労働条件を記載してあります。

10人未満の会社では作成義務がありませんので、就業規則が存在しない会社もあると思います。10人以上の会社では作成義務がありますので、まだ作成されていない会社は早急に作成する必要がありますし、従業員に周知し自由に閲覧できる状態にしておかなければなりません。

作成義務と届出

正社員のみでなくパートやアルバイを含めて常時10人以上の労働者を使用する場合に、作成し所轄労働基準監督署(以下監督署と記載)に届け出る必要があります。これは法律(労働基準法89条)に規定されている事業主の義務となり、違反すると罰則があります。

また、10人以上というのは会社全体ではなくて、各「事業場」単位となります。例えば、営業所が沢山あって会社全体では10人以上だが、本社や営業所の単位でみれば10人未満の場合は就業規則を作成する必要はありません。

逆に言えれば、本社で作成した就業規則は本社だけを拘束します。支店や営業所は本社と同じ就業規則だったとしても(会社として一元運用されている場合)、各支店や営業所の就業規則を監督署に提出する必要があります。

また、10人未満の事業所でも社内ルールを明確にし、不要な労務トラブルを回避する上でも就業規則は作成しておくべきもの、と考えてよいでしょう。

就業規則届けの様式

就業規則を監督署に届け出る際には、「就業規則(変更)届」を付けて提出しますが、これには定型の申請書様式はありません。この為、届出を行う際には、任意の用紙に
@事業所の名称
A事業所の所在地
B使用者氏名等
を記載して提出して下さい。

よく、「労働保険番号」や「業種」などを記載してあるテンプレートを見かけますが、特に記載する必要はありません。

http://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/roudoujouken01/

従業員の意見書

就業規則は、使用者(事業主)が会社のルールとして一方的に作成するものですから、従業員(労働者)の合意を得る必要はありません。ただし、従業員の代表の意見を聴く必要があります。この意見は意見書として就業規則と一緒に監督署に届け出る必要があります。会社が作成した就業規則に特に問題がないとの意見の場合は、「異議はありません」と意見書に記載されるのが一般的です。

ただ、反対意見があっても、それをきちんと意見書に記載すれば問題ありません。反対意見のまま就業規則と共に監督署に届出ることができます。

反対意見があったとしても、就業規則は有効ですし、監督署もきちんと受付けてくれます。そもそも就業規則は、労使が相談して決めるものではなく、会社が働く上で必要なルールとして一方的に決めるものであると理解して下さい。
(注意)就業規則の不利益変更は別の問題で合理的な理由がない限り、従業員の同意が必要になります。

従業員の反対意見があった場合、少なくとも従業員の代表者として反対意見を述べているわけですから、会社の実情と著しくかけ離れた意見以外は、真摯に受け止める必要があるでしょう。

従業員(労働者)の代表

就業規則の意見書は、従業員(労働者)の過半数代表者である必要がります。具体的には下記の2種類のいずれかに該当する者ということになります。

1.従業員の過半数が所属する労働組合がある場合は、その労働組合の意見
2.従業員の過半数で組織する労働組合がない場合は、従業員の過半数以上を代表する者の意見

ここでは、労働組合がない場合の「2.従業員の過半数以上の代表者」の選任方法について記載します。これは、従業員が民主的な選挙等の方法で選出する必要があります。当然、会社が指名・指定してはいけませんし、そうした代表者の意見は無効になります。

従業員の皆さんに集合してもらい、選挙や挙手などの民主的な方法で選出して下さい。その選出時には、会社の経営者などは退席して下さい。

管理職の方は労働基準法上は「従業員(労働者)」となりますので、選出に参加して下さい。ただし、代表者にはなれません。代表者になれるのは、一般従業員(管理職になっていない従業員)のみです。

まとめると以下となります。

   選出時 代表者 
 一般従業員(管理職になる前)  参加 なれる 
管理職  参加  なれない 
経営層  参加できない  なれない 
(※ 平成11年1月29日 基発45号)

 労働基準法 第90条 (作成の手続)
 第九十条  使用者は、就業規則の作成又は変更について、当該事業場に、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合においては労働者の過半数を代表する者の意見を聴かなければならない。
○2  使用者は、前条の規定により届出をなすについて、前項の意見を記した書面を添付しなければならない。

就業規則の周知と効力発行

就業規則は労働者(従業員)がいつでも見れる場所に掲示する等、従業員に就業規則を周知する義務があります。判例や学説でも労働者に周知されていない就業規則には効力がないとされております。

これは、就業規則を作成した場合は周知することで効力が発生する、ということです。作成して監督署に届出ていなかったとしても、周知されていたら、その時点から就業規則は有効となります。逆に、監督署に届出ていても、周知されておらず、従業員が見たことも聞いたこともない、という状態ではあれば、その就業規則は無効となります。

以上から、就業規則は、従業員がいつでも見れる場所に置いておくことが必要となります。この周知はパソコンで見れるような電子的なものでも問題ありません。グループウェアや共有フォルダで従業員がいつでも閲覧できる状態であれば良いとされております。

周知されていない就業規則で処罰はできない

中小企業の社長で、就業規則を従業員に見せたくない、と思われている方がいらっしゃいます。もし、就業規則を従業員に見せていない場合は、周知義務がなされていませんから、就業規則は作成していて監督署に届出ていたとしても、無効になります。この場合、どのようなリクスがあるのか一例を紹介します。

例えば、遅刻を繰り返す従業員に始末書を書かせようと思っても、就業規則が無効であれば書かせることができません。実は、従業員に対して始末書を書かせたり、減給をさせたりする場合は、罰則として就業規則に記載しておく必要があります。

そもそも就業規則がない(又は無効)、罰則の記載がない、などの場合は罰則を与えることができません。また、罰則規定があっても、そこに記載のない罰則を与えることはできません。(本記事後半の「罪刑法定主義」を参照)

周知されていない就業規則は、就業規則として意味をなしていないのだということを認識する必要があります。

記載事項

就業規則に記載する事項を説明します。就業規則には、必ず記載しなければならない「絶対的必要記載事項」と、会社でルールを決めて制度として運用するなら記載する必要がある「相対的必要記載事項」があります。

就業規則の章立てと記載事項チェック!!

絶対的必要記載事項】→必ず記載しないといけません
労働時間関係   @始業・就業の時間
A休憩時間(長さ、与え方)
B休日(日数、与え方)
C休暇
D交代制労働における就業時転換に関する事項(交代期日、交代順序など) 
 賃金関係 @賃金 (臨時の賃金等を除く)の決定、計算方法
A賃金の支払方法
B賃金の締切、支払いの時期
C昇給に関する事項
 退職関係  退職に関する事項(退職の事由とその手続、解雇の事由等)


相対的必要記載事項】→会社にルール(制度)がある場合のみ記載します
 賃金関係  @退職手当に関する事項
 その他  @労働者の食費、作業用品その他の負担に関する事項
A安全・衛生に関する事項
B職業訓練に関する事項
C災害補償・業務外の傷病扶助に関する事項
D表彰・制裁の種類及び程度に関する事項。
Eその他当該事業所に労働者のすべてに適用される定めをする場合においては、これに関する事項

就業規則の不利益変更

就業規則は作成して監督署に届け出た後も変更することができます。ただし、就業規則を労働者にとって不利益になるように変更する際には、労働者の合意を得る必要があります(労働契約法9条)。

ここが、就業規則の届出の際に付ける「従業員の過半数代表の意見書」とは異なる部分です。意見書は反対意見があっても届出ることができますが、就業規則を従業員に不利益となるような変更はできません。

例えば、今までは退職金を支給する旨、就業規則に記載があり実際に支給されていたとします。ある時、「今日から退職金を支給しません。就業規則が変わりました!」と一方的に従業員に通知して退職金制度を廃止することはできません。注意して下さい。

このような従業員に対して不利益となる変更を行う場合は、個々の従業員の合意が必要となります。

ここでの合意とは、過去の裁判例を見ると労働者の「真に自由な意志による合意」を必要とし、例えば就業規則の最終項に全従業員のサインがあった場合でも、真の合意と認められない場合は、不利益変更の条件としては認められなません。

ただし、変更後の就業規則の内容が、従業員の受ける不利益の程度等を総合的にみて合理的と判断できる場合は、従業員の合意がなくても変更が認められます(労働契約法10条)。

 労働契約法 第9条 (就業規則による労働契約の内容の変更)
 使用者は、労働者と合意することなく、就業規則を変更することにより、労働者の不利益に労働契約の内容である労働条件を変更することはできない。ただし、次条の場合は、この限りでない。

 労働契約法 第10条 (就業規則による労働契約の内容の変更)
使用者が就業規則の変更により労働条件を変更する場合において、変更後の就業規則を労働者に周知させ、かつ、就業規則の変更が、労働者の受ける不利益の程度、労働条件の変更の必要性、変更後の就業規則の内容の相当性、労働組合等との交渉の状況その他の就業規則の変更に係る事情に照らして合理的なものであるときは、労働契約の内容である労働条件は、当該変更後の就業規則に定めるところによるものとする。ただし、労働契約において、労働者及び使用者が就業規則の変更によっては変更されない労働条件として合意していた部分については、第十二条に該当する場合を除き、この限りでない。


法律に違反する条項

もし就業規則で、、労働基準法始め各種法律に違反する条文があった場合は、その条文が無効になります。法違反の条文を記載したからといって、直ぐに罰せられるわけではありません。労働基準監督署も就業規則を受付けてくれます。実際に法違反の就業規則を運用した場合に、初めて違法行為として罰せられます

就業規則によるリスクマネージメント

就業規則の記載内容により、会社のリスクを回避することができます。
以下一部の例をご紹介致します。

例1) 【休業】
休職と復職の規定は就業規則に入っていると思いますが、下記のような文面になっているでしょうか。
「休職を命じられた者が、休職期間満了前に復職した場合で、復職後30日を経ないで、再び当該休職事由とする同一ないし類似の事由により欠勤したときは、休職を命じる。」

これは最近多くなっていいる、精神的な疾患に対応するものです。通常心療内科等に受診に行っても「うつ病」と正式な病名がつくことはむしろ少ないのです。「うつ症状」と言われることが大半だと思います。うつ症状の場合、医師によって病名が結構異なる場合があります。心身症、自律神経失調症、適応障害、全般性不安障害、などです。こうなってくると、「同一の事由」だけでは対応が困難となります。このような精神疾患を含めて「類似の事由」により欠勤したときは、休職を命じる。」としておくべきでしょう。昨今、心の病が増加している現状を考え就業規則のチェックが必要となります。


例2)【退職】
退職時の規定が下記のような文面となっていますでしょうか。
「社員の退職の申し出は最終出勤日の14日前までとし、最終出勤日までに業務の引継ぎなどを完結しなければならない。

これは、退職の届出をして「退職の日まで今日から有給休暇を取得します」といった引継ぎ等を一切しないで、辞めていくような問題を防ぐことができます。一昔前では考えられなかったことですが、最近ではこのような従業員が出てきています。一般的な就業規則では「退職の日」から何日前までとなっていることが多いと思いますが、時代に合わせて就業規則を見直してく必要があります。

罪刑法定主義(Legality principle

懲戒処分等を行おうとすれば、就業規則に懲戒内容を記載しておく必要があります。就業規則に記載のない項目に対して懲戒処分を行うことはできません。例えば、始末書を書かせるにしても就業規則に規定がなければ書かせることができません。このように懲戒処分は、企業内での刑罰となりますので、下記の通り刑法と同等のルールが適用されます。
 規制名称 概要 
 罪刑法定主義 あらかじめ就業規則で懲戒の種類等を明記しておく必要がある 
不遡及の原則   就業規則に定める前の出来事に対しては、遡及して罰することがない
一事不再理の原則   同じ出来事に対しては1度決まった罰則を変更し罪を重くしたり、2度罰則を課さない

このように規律ある職場を維持する上で就業規則は重要な役割を果たします。この為、就業規則の作成義務のない従業員が10人未満の事業場でも就業規則を整備されることをお勧めしております。

退職した従業員への就業規則の開示義務

退職した従業員から、就業規則を見せて欲しいと依頼されることがります。この場合は、法的に必ず見せる義務が会社にあるのか、といえばありません。ケース・バイ・ケースで対応して頂ければ良いと思います。

相談&セミナ

少し難しい問題となりますので、ご質問などありましたら、下記までお問合せ下さい。

また、社会保険労務士又は社会保険労務士法人以外が他人の求めに応じて報酬を得て、業として就業規則を作成することは違法行為となります。【月刊社労士2012年2月号 H23.12.21 基監発1221第1号】。

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就業規則と事業場の関係は?
手狭になったオフィス、場所を確保する為に向かいの一室を借りたけど、就業規則が必要!?

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参考文献

ビジネスガイド 2015年 月号 

厚生労働省 モデル就業規則
http://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/zigyonushi/model/index.html


労政時報(2011年10月1日)不祥事発生から懲戒処分までの対応ステップと法的留意点
https://www.rosei.jp/readers/sample_book/_SWF_Window.html?pagecode=71



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